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軟件項目管理中項目溝通的重要性與方法

來源:原創論文網 添加時間:2020-01-13

  摘    要: 軟件項目的需求調研、開發過程的信息確認、開發成果評審、變更控制、項目收尾等工作都會大量需要溝通,所以溝通是貫徹項目全過程,影響到項目的成敗,同時項目經理需要化大部分時間去做項目溝通的事情,因此把握好溝通渠道,運用好溝通技巧,對項目的成敗是很重要的。

  關鍵詞: 溝通技巧; 溝通方法; 配置管理;

  1、 概述

  2015年作為項目經理,筆者參與某單位業務管理系統的開發工作,主要工作職責是負責系統組織規劃實施開發和項目管控,該系統運行要求安全穩定且可靠性高。該系統確立以“數據為中心”的建設原則,在統一數據庫平臺上規劃設計及構建涵蓋16個業務子系統的信息數據平臺,做到一數一源、一處錄入,多處使用,業務聯動,統一接口,上通下達,軟硬一體,系統聯動。

  下面我結合實際的項目情況,就項目溝通和配置管理方面發表個人見解。

  2、 項目溝通的重要性和技巧

  2.1、 溝通的重要性

  2.1.1、 溝通對高效管理起著巨大的推動作用

  溝通有助于決策。每當遇到各種突發的情況或者在項目規劃時未考慮到的情形等時,需要人來進行果斷高效的決策。這就要求管理人員能夠從多渠道、大范圍地收集分析各種信息,從而進行比較科學的決策或者要求相關機構或人員進行決策。信息情報的來源以及其可靠性,是這些決策的基礎,而來源和可靠等都決定于溝通渠道的可靠和有效性。

  2.1.2、 有效的溝通可以減少管理成本

  項目管理中的溝通是有成本的。溝通成本指的就是管理組織工作中各種工作的協調性和協作性,這主要取決于各個成員間的溝通能力和業務水平以及情商,溝通成本降低了,管理成本也隨之大大降低。
 

軟件項目管理中項目溝通的重要性與方法
 

  2.1.3、 有效的溝通可以讓項目少走彎路

  在項目進行過程中,經常會發現某些事務未及時解決而致使所有環節都需要為之等待,甚至是某些因素或某些關鍵指標未能達到而需要推倒重來。這對整個項目的成本、完成期限都是巨大的打擊,更會對嚴重打擊整個團隊的士氣,影響后續的變更調整。

  如何才能更好地實現項目的溝通,我個人覺得有以下幾點:

  2.2、 制定詳細的溝通管理計劃

  溝通計劃對于溝通工作有很大的幫助促進作用,因此制定好詳細的溝通計劃是項目工作中的必備工作。例如精細準備各種信息名、角色、時間節點、溝通細節和頻次等等,這些對于項目成功至關重要。同時對項目相關人員和職務要做比較認真的功課,知道他們對項目的一些想法及相關欲求,所以在項目進行中,有必要對項目溝通的對象及內容進行探討,從而保證項目進展的順利。

  2.3、 溝通中可使用的溝通技巧

  2.3.1、 溝通前先明確溝通的干系人和目的

  一般來講,項目管理者的重要職責是協調項目相關人員的各種關系,促進工作的穩定健康進行,通過科學合理的方法和過程來完成項目工作,使大家的欲求得到滿足。

  2.3.2、 用“心”溝通

  有了目的,就可以根據不同的目的采用不通的溝通手段和方法,甚至是態度。如果是一個通報,那必然需要采取廣播式的方法,而且應該是以權威地、清晰的描述出來;如果是一次意見征詢,那么應該采取的是廣納百言、虛心受教的態度和方法來進行溝通。

  但是無論是什么方式和態度,作為一個溝通的發起人,都應該抱著一顆真心,誠心誠意的去做這件事,這樣才能得到對方的肯定,得到對方中肯的意見。

  (1)要充分尊重項目各方人員,重視各方人員在工作中的重要性,使得工作能夠在和諧愉快的氛圍中進行。

  (2)要有戰友之心。大家都是為了一個共同的目標共同的利益在工作,從這一點出發大家都是一條戰壕的戰友,在相互溝通時如果能牢記這一點,就能達成最終的共識。

  (3)學會換位思考。人都是喜歡以自我為中心的,一定要學會從對方情形下考慮和分析問題,這樣就能讓對方體會到你的誠意,真正有意識的往雙贏的方向去商談問題。

  (4)對項目各方工作人員和管理人員的工作要進行肯定和包容并加以賞識,特別是管理者要非常注意這一點,人被肯定和賞識的時候,是對他的最大激勵,從而有助于更好的完成各項工作。

  (5)要學會分享,分享是團隊建設的重要一環,也是非常好的學習態度,有助于人心穩定。

  (6)要有“心”。充分的準備,了解對方的愛好、習慣、忌諱等,不經意的一次友好的表示或關懷可能就能讓對方體會到你的“心”,這可能會帶來極大的幫助。

  2.3.3、 學會傾聽

  傾聽是溝通的基礎。管理者更重要的工作是團隊溝通和協調工作,而傾聽是這一工作的一個重要環節,只有善于傾聽才能了解人心動態,基層狀態,才能成為一個合格且有領導力的領導者。

  (1)觀察。領導者要經常學習情商方面的知識,要留意人的表情和眼神狀態,了解人們的心理狀態并及時調整自己和應對別人。

  (2)鼓勵他人表達自己。當我們跟下級進行溝通時,應不斷地鼓勵對方多表達,我們才能聽到更多對自己有用的信息。

  (3)傾聽全部信息。要對所有信息進行關注,正面、負面的各種信息,不只關心自己感興趣的信息。

  (4)有興趣傾聽。要對說話的一方表現出應有的興趣,從而讓對方感受到我們對他是關心的、支持的,在對方需要幫助和支持的時候及時給與相應支持,這有利于溝通的順利進行。

  (5)深思慎言。要學會不斷思考,對別人的話進行理性分析,只有這樣才能在溝通中獲得有價值的信息,從而使雙方達成共贏,共同促進工作的順利進行。

  2.4、 運用正確的表達方式

  (1)會議溝通。這個是一個成本比較大,但是很有效的方法。通?梢越柚鼇斫鉀Q比較重大,復雜的問題。

  (2)E-mail溝通。以E-mail為代表的現代化通信工具還有一些即時通信軟件,例如微信、QQ等等都非常有利于問題的即時解決或者數據傳送和接收,非常適合團隊成員間的溝通和交流。

  (3)口頭溝通。當面溝通或者口頭溝通容易在相關人員之間建立比較好的關系,使溝通更加親切,適合項目經理間以及項目經理和客戶間的交流,增進信任感。

  (4)電話溝通。比較常用而經濟的溝通方式。信息化全球化時代的溝通方式非常豐富,如上列舉的幾種方式相對比較高效,這些溝通方式和工具運用得當可以有效解決軟件項目工作中的各種溝通問題,促進項目工作的高效穩定運行。

  3、 項目全過程規范化配置管理

  在具體開發工作進程中,文檔修整是一件非常繁瑣且容易出錯的工作,在配置管理工作中,只要有一項配置有修改或者變動,都會導致版本的修改和變更,所以,要規范化配置管理工作,本項目工作中,筆者對配置標示要求統一規范化,要對各個配置項目進行獨立命名,并且在進行配置對象標識的時候,要對各個命名對象間的關系充分考慮。進行配置管理的時候,項目成員要有各自的任務,不得出現職責混亂和越權操作的事情發生。

  軟件生存期內全部軟件配置是軟件產品的真正代表,必須保持精確,軟件工程中某一階段的變更都會引起軟件配置的變更,對這種變更也必須做到嚴格規范的控制和管理。

  當然項目管理中還有其它方面的管理也很重要,但在這里就不作討論了,項目結束后我們也總結了很多經驗,為我們以后項目提供了借鑒。

  參考文獻

  [1]齊寶輝.軟件項目管理在軟件開發中的應用及完善[J].計算機產品與流通,2017(9):39.
  [2]鄒暉.軟件項目管理開發與應用[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2011(5):269.
  [3]陳江濤.對基于信息化的軟件開發項目管理分析[J].電子技術與軟件工程,2019(3):37.

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